Getrapi
ENPetakan satu proses

Contoh penerapan

Proses lengkapnya, langkah demi langkah.

Setiap fungsi didokumentasikan dengan Template Proses yang sama dengan setiap laporan Petakan — lalu setiap langkah dinaikkan di Tangga Solusi.

Studi kasus mendalam

Jaringan F&B dengan 100+ outlet.

Tiga fungsi yang paling sering kewalahan saat jaringan tumbuh: finance & accounting, purchasing, dan store manager. Setiap fungsi dipetakan dengan Template Proses yang sama, lalu setiap langkah dinaikkan di Tangga Solusi.

Contoh penerapan

Rantai kopi & makanan · 120 outlet · 1 dapur pusat · kantor pusat di Jakarta

Template Proses — format yang sama di setiap laporan Petakan
Proses→Pemicu→Pelaku→Sistem→Langkah→Exception→Ukuran hasil

Tutup buku harian & rekonsiliasi penjualan 120 outlet

Pemicu
Setiap outlet tutup shift malam; rekap bulanan H+1 akhir bulan.
Pelaku
Kasir, store manager, tim finance pusat (kas & AR), accountant.
Sistem
POS, rekening bank, QRIS/EDC, GoFood · GrabFood · ShopeeFood, spreadsheet, sistem akuntansi.
Exception
Selisih kas, refund & cancel, potongan komisi/promo platform, setoran terlambat.
  1. 01Tutup shift di outlet

    Kasir hitung kas, foto struk, kirim ke grup WhatsApp.

    Standarkan

    Form tutup shift baku di POS/HP: jumlah kas, selisih wajib diberi alasan, foto setoran.

  2. 02Laporan harian outlet ke pusat

    Store manager merekap angka di Excel dan mengirim tiap malam.

    Hapus

    Laporan manual dihapus — data penjualan diambil langsung dari POS.

  3. 03Cocokkan penjualan vs uang masuk

    3–4 orang finance mencocokkan POS vs bank vs QRIS vs payout ojol di Excel, selesai H+3.

    OtomasiL4 approval

    Rekonsiliasi otomatis tiap pagi per outlet per kanal; yang cocok langsung tercatat.

  4. 04Telusuri selisih

    Finance menelepon outlet satu per satu menanyakan selisih.

    AI agentL2 approval

    AI agent mengklasifikasi penyebab selisih (komisi, promo, refund, kas) dan menyiapkan pertanyaan ke store manager via WhatsApp.

  5. 05Jurnal ke akuntansi

    Input manual ratusan baris per hari.

    OtomasiL2 approval

    Draft jurnal dibuat otomatis dari hasil rekonsiliasi; accountant memeriksa lalu posting.

  6. 06Laporan laba-rugi per outlet

    Bulanan, selesai H+15, terlambat untuk keputusan.

    OtomasiL3 approval

    Laba-rugi per outlet mingguan otomatis + ringkasan anomali untuk manajemen.

Komposisi perbaikan
Hapus · 1Standarkan · 1Otomasi · 3AI agent · 1

Sebagian besar perbaikan bukan AI. AI agent dipakai di langkah yang butuh membaca teks bebas, mengklasifikasi, atau menyusun draft — selalu dengan approval.

Ukuran hasil
Tutup buku bulanan
H+15→
H+5
Selisih tak terjelaskan
Rp 180 jt/bln→
< Rp 20 jt/bln
Jam rekonsiliasi finance
~480 jam/bln→
~120 jam/bln

Studi kasus mendalam

Accounts Payable: dari tumpukan invoice ke pembayaran tepat waktu.

Proses yang ada di setiap bisnis — dan salah satu yang paling banyak menyita jam kerja tim finance. Dipetakan dengan Template Proses yang sama, dalam tiga tahap.

Contoh penerapan

Distributor multi-entitas · 3 PT · 400+ supplier aktif · ±3.000 invoice per bulan

Template Proses — format yang sama di setiap laporan Petakan
Proses→Pemicu→Pelaku→Sistem→Langkah→Exception→Ukuran hasil

Invoice masuk → tercatat di sistem

Pemicu
Invoice supplier datang lewat email, WhatsApp, kurir, atau dititipkan ke sales.
Pelaku
Admin AP, purchasing, gudang, supplier.
Sistem
Email, WhatsApp, dokumen kertas, spreadsheet, sistem akuntansi.
Exception
Invoice ganda, salah PT/entitas, faktur pajak belum ada, nomor PO tidak dicantumkan.
  1. 01Terima invoice

    Tersebar di email pribadi, WhatsApp, dan tumpukan kertas.

    Sederhanakan

    Satu alamat email dan satu nomor WhatsApp khusus invoice; dokumen kertas langsung dipindai di meja depan.

  2. 02Teruskan ke admin AP

    Purchasing atau sales meneruskan secara manual, sering terlambat.

    Hapus

    Langkah penerusan dihapus — semua kanal masuk langsung ke antrean AP.

  3. 03Input data invoice

    Admin mengetik nomor, tanggal, nilai, dan PPN satu per satu.

    AI agentL2 approval

    AI agent membaca PDF/foto invoice dan faktur pajak, mengisi draft data; admin memeriksa yang ditandai ragu.

  4. 04Cek duplikat & entitas

    Mengandalkan ingatan admin.

    OtomasiL4 approval

    Pengecekan otomatis duplikat (supplier + nomor + nilai) dan kecocokan PT/NPWP.

  5. 05Kelengkapan dokumen

    Faktur pajak atau surat jalan yang kurang baru ketahuan saat akan dibayar.

    Standarkan

    Checklist dokumen wajib per jenis supplier; yang kurang otomatis menjadi exception.

Komposisi perbaikan
Hapus · 1Sederhanakan · 1Standarkan · 1Otomasi · 1AI agent · 1

Sebagian besar perbaikan bukan AI. AI agent dipakai di langkah yang butuh membaca teks bebas, mengklasifikasi, atau menyusun draft — selalu dengan approval.

Ukuran hasil
Invoice tercatat ≤ 1 hari kerja
~40%→
> 95%
Waktu input per invoice
~6 menit→
< 1 menit
Invoice ganda terbayar
~4/bln→
0

Mulai dari satu proses.

Dua minggu, harga tetap. Peta proses dan rekomendasinya milik Anda.

Petakan satu proses →